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5 factores a considerar al crear eventos virtuales

ago. 20, 2020

Los eventos corporativos siempre han jugado un papel clave en la entrega de estrategias comerciales. Pero, ¿cómo se logra un impacto poderoso cuando un evento en vivo no es posible?

Desde incentivos de ventas hasta experiencias inspiradoras, cenas de celebración de premios y conferencias de contenido, nunca podemos descartar el poderoso impacto de los eventos en vivo. Y aunque ha habido muchos debates en los últimos años sobre el papel de la tecnología en nuestra vida cotidiana, una cosa está muy clara en una época en la que los eventos en vivo no pueden realizarse: la tecnología nos da opciones.

Puede que no sea capaz de llevar a sus mejores talentos a un destino soñado, pero aún así puede recompensarlos. Tal vez no se pueda organizar una cena anual de premios, pero aún así se les puede reconocer. Y tal vez no pueda organizar una conferencia en un lugar tradicional, pero aún así puede ofrecer un contenido poderoso en un formato en línea.

El objetivo es el mismo: involucrar emocionalmente a su audiencia, proveer una experiencia memorable y entregar un mensaje claro. Aunque el enfoque y la experiencia pueden ser un poco diferentes, el impacto puede permanecer.

Aquí hay cinco factores a considerar cuando se crean eventos virtuales:

1

¿Cúal es el propósito de su evento? 

¿Qué quiere que su evento logre? ¿Tiene mensajes clave que quiera compartir de manera efectiva? ¿Hay aprendizajes clave que le gustaría que su audiencia se llevara a casa? ¿Quiere abrir una discusión y colaboración sobre estrategias futuras? Al igual que en un escenario en vivo, mantener el propósito en el centro del diseño de su evento virtual asegurará que cumpla con sus objetivos estratégicos.

2

¿Quién es su público?

¿Desea comprometer a un grupo de cientos, miles o decenas de miles? ¿Qué quiere que experimenten? La comunicación y el diseño de formatos es fundamental cuando se involucra a audiencias lejanas. Haga que sus asistentes se inscriban en el evento como lo harían con cualquier otro. Mantenga la comunicación constante, creativa e informativa. Esta puede ser la primera vez que muchas personas experimentan un evento virtual, por lo que el conocimiento es comodidad y la creatividad ayuda a reforzar los mensajes clave tanto antes como después de que tenga lugar.

3

¿Cómo desea llegar a ellos?

¿Quiere pre-grabar el contenido o hacer un show en vivo? ¿O una combinación? ¿Cuántos presentadores tendrán? ¿Qué tal un moderador? ¿Qué medios de comunicación puedes usar para compartir tus mensajes? Con la preparación y la planificación adecuadas, puedes entregar tu contenido de la manera que quieras. Organice sesiones de grupo o paneles de discusión sin importar dónde se encuentren sus presentadores. Presente un concurso de programas de juegos o celebre sus logros con un mensaje en directo. Tener partes cortas y diferenciadas en su evento mantendrá altos niveles de energía y compromiso.

4

¿Quién puede ayudarle a hacer que el evento se logre?

Hay cuatro elementos principales en un evento virtual: el "show", que es el contenido, la creatividad, el diseño; el "feed", que es la producción del evento; el "pipeline", o conducto para llevar el feed a la "plataforma". La plataforma equivale al lugar de celebración de un evento en vivo, donde se alojan las sesiones generales, las pausas, los premios, etc. Es lo que el público ve en última instancia cuando ve el evento en su dispositivo.

Asegúrese de que tiene todos estos cuatro elementos cubiertos. Si se contrata a un socio externo, haga su investigación. La mayoría de las agencias no tienen los cuatro elementos, así que puede necesitar trabajar con varias agencias para producir un evento completo.

5

 

¿Cómo puede hacer que su evento virtual sea emocionante y atractivo?

Al igual que en los eventos en vivo, se pueden realizar encuestas durante las presentaciones, se pueden utilizar secciones de comentarios en vivo y se pueden añadir componentes de juego para sorprender y deleitar. También puede adaptar las tecnologías de reuniones en directo para que funcionen virtualmente: añada fondos interactivos y gráficos en movimiento, personalice los saludos y las agendas, cree un centro virtual para que la gente se reúna durante los " check-in " y los " coffee breaks " o incluya actuaciones en directo de DJs o bandas. Si está reconociendo el desempeño, piense en las recompensas previas o posteriores al evento para enviar a los ganadores.

Como con cualquier otro evento, una experiencia virtual puede ser tan simple o espectacular como se quiera. Un evento virtual es una gran manera de comunicarse cuando un evento en vivo simplemente no es posible. No importa cuál sea la circunstancia, los eventos virtuales pueden ser poderosos y efectivos si se tiene en cuenta la audiencia y el propósito.

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